Gestione reclami privacy, una funzione aziendale di “prevenzione” e occasioni di ravvedimento operoso

tratto da FederPrivacy

Creazione di una funzione aziendale “prevenzione reclami” e focus sulle occasioni di ravvedimento operoso in ottica di minimizzazione del rischio “sanzioni” da un lato (per il data controller); opportunità di interpellare il titolare del trattamento prima della presentazione del reclamo, dall’altro lato (per il data subject): sono questi alcuni spunti per la gestione pratica delle forme di tutela previste dal regolamento del Garante sui reclami. In effetti il GDPR ha cambiato le carte in tavola: ha detto addio ai ricorsi e ha emancipato i reclami.

L’abbandono di un procedimento contenzioso (il ricorso, appunto, con due litiganti al cospetto di un’autorità super partes) non ha, però, certamente minimizzato le esigenze di garanzia anche nel procedimento del reclamo.

Le condizioni del “giusto procedimento” di reclamo sono descritte dalla Deliberazione del Garante n. 98 del 4 aprile 2019, ovvero il Regolamento n. 1/2019, concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante per la protezione dei dati personali (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 106 dell’8 maggio 2019, in vigore dal 9 maggio 2019).

Il regolamento dedica una sezione (la prima del capo II) ai “reclami”. In questa sezione trova collocazione anche un articolo dedicato alla ordinanza ingiunzione e cioè all’atto con cui si irrogano le sanzioni amministrative. Questo dà conferma del fatto che il reclamo è anche una fonte dell’attività d’ufficio del Garante tesa alla applicazione delle sanzioni pecuniarie. E tutto ciò porta ad un’altra riflessione. Ciascun titolare del trattamento deve valutare quanto sia importante, nella sua organizzazione di impresa, una funzione che potremmo chiamare di “prevenzione reclami”. Si consideri a questo proposito che il reclamo, ovviamente se fondato, darà adito quasi sempre alla applicazione di una sanzione amministrativa.

La funzione di “prevenzione reclami” è tanto più importante se si rammenta che, in relazione all’esercizio dei diritti dell’interessato questi non è più tenuto a interpellare (preventivamente al reclamo) il titolare del trattamento: con la conseguenza che questi potrebbe trovarsi sulla PEC la comunicazione di avvio del procedimento senza avere ricevuto alcuna avvisaglia precedente. Anche se è opportuno che l’interessato mandi una richiesta al titolare prima di inoltrare un reclamo al Garante: altrimenti rischia di doverlo fare ex post su invito del Garante stesso.

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